1.
1. Pengertian
Email
Email adalah cara pengiriman data, file
teks, foto digital, atau file-file audio dan video dari satu komputer ke
komputer lainnya, dalam suatu jaringan komputer. Jaringan komputer ini bisa
berupa jaringan komputer intranet maupun jaringan komputer internet.
2. A. Kelebihan
email
Ø email
tidak memerlukan amplop dan perangko serta pembuatannya tidak memerlukan
pulpen, kertas, maupun tinta seperti halnya surat yang biasanya.
Ø Proses
berkirim email pun dapat dilakukan dengan sangat cepat ke seluruh dunia
sehingga dapat menghemat uang dan waktu dalam berkirim surat.
Ø pengiriman
email secara ideal dapat dilakukan dengan mudah setiap saat dan di mana pun
kita berada.
Ø email tidak
menggunakan kertas, pengiriman email cenderung lebih bebas sampah.
Ø Lebih aman.
Email yang dikirim tidak takut atau khawatir tidak sampai selama jaringan
komunikasi internet tetap tersedia. Pengiriman surat secara konvensional lebih
mudah rusak atau hilang Karena perjalanan, bencana atau mudah disabotase.
Ø Fleksibel.
Email yang telah dikirim dan diterima akan mudah dibuka (dibaca dimanapun
berada tempatnya, mudah dimodifikasi, dan segera dikirim kembali kepada
pengirim atau kepada yang lainnya.
Ø Mudah
digandakan
Ø Sederhana
dan formatnya lengkap. Isi email yang dikirimkan dapat berupa data teks, gambar
atau grafik, video bahkan suara dengan menggunakan tempat yang lebih sederhana.
3. B. Kekurangan
email
Ø Kemungkinan
terjadinya terjadinya pemalsuan identitas.
Ø kemungkinan
terjadinya penyadapan informasi. Hal ini bisa terjadi terlebih jika
kita menggunakan komputer yang digunakan secara massal misalnya di warnet atau
di komputer umum. Jadi penggunaan email lebih aman jika menggunakan komputer
pribadi.
Ø dalam
proses pengirimannya ,komputer dalam posisi online / connect ke internet.
Ø pengiriman
lampiran file hanya berwujud teks / gambar tidak dapat mengirimkan paket /
barang.
Ø jika tidak
hati-hati bisa saja fasilitas e-mail d gunakn u/ menyebar kn virus.
Ø pengiriman
harus mengingat user name & password pada saat mengirimkan e-mail
Ø Hilangnya
informasi.
Terkadang e-mail menggunakan bahasa yang tidak baku,
sehingga memungkinkan adanya informasi yang hilang dan tidak dapat dipahami
oleh penerima.
Ø Spam
E-mail yang tidak dikehendaki kadang masuk ke mailbox
sehingga menyebabkan over-flow, dengan informasi-informasi yang tidak berguna
Ø Inkonsistensi
E-mail dapat menyebabkan duplikasi informasi. Hal ini
karena terjadi jika tim bekerja rame pada dokumen. Selain itu, penggunaan
e-mail oleh banyak orang dapat menimbulkan masala. Misalnya muncul flaming.
Flaming terjadi jika seseorang mengirim peran yang berisi kemarahan atau pesan
antagonis . Hal ini bisa terjadi karena interaksi yang terjadi pada penggunaan e-mail
bukanlah interaksi langsung sehingga terkadang mengabaikan sisi kemanusiaan.
Ø Lambatnya
respon
kelemahan email bagi beberapa orang
adalah bahwa tidak semua orang membaca e-mail setiap hari. Sehingga ada
kemungkinan email terlambat dibalas. Namun dengan penetrasi teknologi yang
semakin hari semakin luar, kini orang lebih sadar email dibandingkan puluhan
tahun lalu.
Etika
Penggunaan Email
Rekan-rekan kerja anda bisa saja menggunakan singkatan-singkatan yang umum digunakan dalam email, namun saat berkomunikasi dengan pelanggan luar, setiap orang harus mengikuti aturan penulisan standar. Pesan email anda mencerminkan anda dan perusahaan/lembaga anda, jadi aturan “tradisional” dalam hal ejaan, tata bahasa maupun tanda baca tetaplah berlaku.
- Tulis pesan secara singkat,
langsung pada inti permasalahan.
Karena anda menggunakan penulisan yang sesuai dengan tata bahasa, maka bukan berarti pesan yang anda tulis haruslah menjadi panjang. Tidak ada yang lebih “menyiksa” selain menelusuri suatu pesan email yang dua kali lebih panjang daripada yang sebenarnya diperlukan. Konsentrasikan pada satu subjek untuk setiap pesan bilamana memungkinkan.
- Pergunakan huruf besar pada awal
kalimat saja (Sentence
case).
MENGGUNAKAN HURUF BESAR SEMUA SEPERTI INI AKAN TERLIHAT SEPERTI ANDA SEDANG BERTERIAK. menggunakan huruf kecil semua seperti ini memberi kesan anda malas. Untuk memberi penekanan, pergunakanasterisk (*) atau dengan mencetak tebal (Bold) pada satu atau beberapa kata penting. Janganlah – untuk alasan apapun – menggunakan berbagai macam warna dan gambar yang tercantum di dalam pesan anda karena tidak setiap orang menggunakan program email yang dapat menampilkannya.
- Pergunakan blind copy dan courtesy copy dengan tepat.
Jangan gunakan blind courtesy copy (BCC) untuk mencegah orang-orang mengetahui kepada siapa saja anda mengirimkan salinannya; dan akan lebih menunjukkan rasa percaya diri, jika anda secara langsung memberikancourtesy copy (CC) kepada setiap orang yang menerima salinannya. Pergunakan BCC, walau bagaimanapun, saat mengirimkan ke suatu daftar distribusi yang besar, sehingga para penerima email tidak perlu melihat daftar nama yang panjang. Hati-hati saat menggunakan CC; penggunaan yang berlebihan akan memenuhi inboxsetiap penerima. Berikan salinan hanya kepada orang yang secara langsung terlibat.
- Jangan gunakan email sebagai
alasan untuk menhindari kontak personal.
Jangan lupakan nilai dari sebuah tatap muka atau bahkan komunikasi suara. Komunikasi lewat email tidaklah tepat saat mengirimkan pesan-pesan yang membingungkan atau “bernada” emosi. Pikirkan saat-saat dimana anda mendengar seseorang di kantor berkata dengan nada yang kurang menyenangkan, “Kan, saya sudah mengirim anda email”. Jika anda memiliki masalah dengan seseorang, bicarakan dengan orang tersebut secara langsung. Jangan gunakan email untuk menghindari situasi yang kurang menyenangkan atau untuk menutupi sebuah kesalahan.
- Ingatlah bahwa email kurang
terjaga privasinya.
Saya beberapa kali melihat seseorang dipecat dari perusahaan karena menyalahgunakan email. Email kantor saat ini dipandang sebagai milik dari perusahaan, dan bisa diambil, diperiksa dan dipergunakan (sebagai barang bukti) di pengadilan. Kecuali jika anda menggunakan perangkat enkripsi (entah perangkat keras atau perangkat lunak), anda harus beranggapan bahwa pengiriman email di internet tidaklah (selalu) aman. Jangan cantumkan di email, pesan yang tidak akan anda cantumkan di kartu pos. Ingatlah bahwa email dapat diteruskan, jadi para penerima yang tidak diinginkan, dapat melihat apa yang anda ketikkan. Anda bisa juga secara tidak sengaja salah mengirimkannya, jadi selalu jaga isinya untuk tetap profesional untuk menghindari hal-hal yang mempermalukan anda.
- Lakukan pengiriman email secara
sekaligus ke sekelompok penerima (group email) pada saat tertentu saja.
Kirimkan email ke sekelompok orang hanya jika itu berguna bagi setiap penerima. Gunakan tombol “Balas semua” (Reply All) hanya jika membutuhkan suatu hasil yang memerlukan masukan dari orang banyak, dan hanya jika ada sesuatu yang anda ingin tambahkan. Para penerima email akan merasa terganggu jika membuka suatu email dan cuma terisi pesan “Aku juga!”.
- Gunakan baris Subject untuk menunjukkan isi dan maksud.
Jangan hanya mengatakan “Hai!” atau “Dari Laura.” Sepakati bersama untuk menggunakan singkatan-singkatan yang secara cepat menunjukkan tindakan yang diperlukan. Sebagai contoh, tim anda dapat menggunakan <AR> atau berarti “Action Required” (Segera Ditangani), atau <MSR> untuk Monthly Status Report (Laporan Status Bulanan). Merupakan suatu praktek yang bagus untuk mengikutsertakan kata “Long” (Panjang) pada baris Subject – jika diperlukan – sehingga para penerima pesan mengetahui bahwa email tersebut akan cukup memakan banyak waktu untuk membacanya.
- Jangan mengirim pesan berantai,
peringatan virus atau email “sampah”.
Selalu periksa situs antivirus yang terpercaya atau bagian IT dari perusahaan anda sebelum mengirimkan suatu peringatan virus. Jika anda berulangkali menerima email candaan dari teman yang mengganggu anda, berterus-teranglah dan mintalah nama anda untuk dihilangkan dari daftar kirimannya. Arahkan email yang bersifat pribadi ke akun email personal anda (atau ‘Japri’ – Pentj).
- Ingatlah bahwa nada bicara anda
tidak “terdengar” di email.
Pernahkan anda menginformasikan sesuatu yang bersifat kasar, namun penerima email keliru menanggapinya? Komunikasi lewat email tidak dapat menghantarkan nuansa komunikasi verbal. Dalam upaya menambahkan “nada bicara”, beberapa orang menggunakan emoticon, namun pergunakan sesekali saja sehingga anda tidak terkesan kurang profesional. Selain itu, janganlah beranggapan bahwa menggunakan smiley akan “mencairkan” pesan yang susah dipahami.
- Gunakan tanda tangan (signature) yang mencantumkan informasi
kontak.
Untuk memastikan bahwa orang-orang mengetahui siapa anda, cantumkan tanda tangan yang memiliki informasi kontak, termasuk alamat email tersebut, alamat situs dan nomor telepon anda.
- Buatlah ringkasan untuk diskusi
yang panjang.
Menggulung layar berlembar-lembar ke bawah pada setiap balasan untuk memahami suatu diskusi adalah cukup tidak mengenakkan. Daripada melanjutkan untuk meneruskan setiap balasan pesan, sisihkan sedikit waktu untuk meringkasnya bagi pembaca pesan anda. Anda bahkan dapat menyoroti atau mengutip beberapa teks, lalu memasukkan respon anda.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Jangan mengirim surat elektronik
dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar
(lebih dari 512 kB).
Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada
kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima,
sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa
beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah,
jenis, dan ukuran surat elektronik
Gunakan saran-saran ini sebagai titik awal untuk menciptakan aturan-aturan etika penggunaan email yang akan membantu tim anda tetap efisien dan profesional.
Gunakan saran-saran ini sebagai titik awal untuk menciptakan aturan-aturan etika penggunaan email yang akan membantu tim anda tetap efisien dan profesional.
